Outsourcing kadrowo-płacowy polega na tym, że przedsiębiorstwo powierza obowiązki księgowe oraz administracyjne zewnętrznej firmie, zatrudniającej specjalistów w tej dziedzinie. Przede wszystkim obsługa kadrowo-płacowa firm polega na prowadzeniu spraw osobowych pracowników – analizy rynku pracy, przeprowadzanie rekrutacji, zawieranie umów o pracę, a także trwania zatrudnienia, na przykład rozliczanie urlopów, prowadzenie kartotek pracownika, kierowanie na okresowe badania lekarskie, przeprowadzanie czynności związanych z wygaśnięciem lub rozwiązaniem stosunku pracy, wystawianie świadectw pracy. Firma outsourcingowa zajmuje się również prowadzenie bieżącej obsługi kadrowej pracowników, czyli wydawaniem zaświadczeń, świadczeniem usług doradczych z zakresu prawa pracy, sporządzanie dokumentacji związanej ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych pracowników i przekazywanie jej do ZUS.
Zalety outsourcingu kadr i płac
Outsourcing kadrowo-płacowy pozwala na zgromadzenie znacznych oszczędności i usprawnienie procesów wewnątrz firmy, musi być jednak wdrażany w sposób przemyślany i świadomy. Decyzję o przekazaniu tej części działalności zewnętrznej firmie powinna poprzedzać pełna analiza ekonomiczna. Kiedy zdecydujemy się na wprowadzenie współpracy spostrzeżemy wiele jej zalet. Wśród nich można wymienić redukcję kosztów prowadzenia działu kadrowo- płacowego nawet o 40%, przeniesienie pełnej odpowiedzialności na firmę, której powierza się swoje sprawy. Ponadto nie musimy zajmować się ciągłym doskonaleniem i szkoleniem działu kadr i płac. Warto podkreślić, że nie dotyczą nas wtedy obowiązki i koszty związane z organizacją miejsca pracy działu kadrowo-płacowego.
Wybór odpowiedniej firmy outsourcingowej
Wybierając zewnętrzną firmę, która ma zajmować się naszymi sprawami kadrowo-płacowymi najlepiej kierować się przede wszystkim wskaźnikami określającymi funkcjonalność stosowanych przez daną firmę rozwiązań. Bardzo ważne jest przygotowanie się do rozmowy z przedstawicielem takiej firmy i ustalenie listy spraw, na których najbardziej zależy pracodawcy.
