Podatkowa Księga przychodów i rozchodów to dokument finansowy, stanowiący ewidencję uzyskanych przez firmę dochodów i poniesionych kosztów. Na jego podstawie obliczana jest wysokość podatku, który ma być zapłacony. Ponadto KPiR pozwala na określenie kondycji i sytuacji firmy. W związku z tym bardzo ważne jest, aby księga prowadzona była starannie i systematycznie. Przede wszystkim konieczne jest pamiętanie o ważnych terminach, związanych z prowadzeniem księgi. Założenie księgi powinno przypadać na dzień, w którym firma rozpoczyna działalność.
W każdym kolejnym roku działalności, księga powinna być otwierana z dniem pierwszego stycznia. Księga przychodów i rozchodów nie musi być prowadzona w jeden sposób. Ustawodawca dopuszcza w tym zakresie swobodę, zatem może być ona prowadzona zarówno w trybie papierowym, jak i elektronicznym. Ustawodawca doprecyzował jednak zasady prowadzenia Księgi przychodów i rozchodów i tych należy trzymać się bezwarunkowo. Dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców jest wynajęcie zewnętrznej firmy zajmującej się obsługą księgową do prowadzącej księgi rachunkowe.
Dokumentacja na potrzeby KPiR
Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1037) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zalicza się m.in.: faktur, rachunki oraz dokumenty celne oraz inne dowody wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Księgi prowadzone przez biuro rachunkowe
Zgłoszenie do urzędu skarbowego faktu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez biuro rachunkowe uzależnione od formy, w jakiej jednostka prowadzi działalność oraz miejsca prowadzenia dokumentacji rachunkowej. W przepisach o rachunkowości, znajdziemy informację, że księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę. Jednostka może jednak powierzyć ich prowadzenie podmiotowi zewnętrznemu, który będzie wykonywał usługę w siedzibie jednostki lub poza jej siedzibą. Jeśli księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, to zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości – jednostka zobowiązana jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
